一篇条理清晰、表述精准的文秘文稿，不仅能高效传达信息、协调工作，更能彰显企业的专业形象与管理水平。对于文秘工作者而言，扎实掌握文秘写作基础知识，是履行职责、发挥效能的关键所在。接下来，本文将详细阐述文秘写作的核心基础知识，为大家呈现不同类型文秘文稿的写作要点与风格。
文秘写作基础知识
（一）文种特点
通知：具有传达性、告知性、普适性。用于发布法规、传达上级指示、部署工作、告知事项等，是使用频率极高的文种。其语言简洁明了，要求受文对象知晓并执行相关内容。
报告：侧重于汇报工作进展、反映情况、提出建议。内容真实、具体，具有较强的陈述性，是上级了解下级工作动态的重要途径。
请示：用于向上级请求指示、批准事项。具有请求性、单一性（一文一事）、预先性（事前请示）的特点，语言谦逊、规范。
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。行文灵活，语言礼貌、得体，注重平等沟通。
会议纪要：是对会议主要内容、决议事项的记录与整理。具有纪实性、概括性、指导性，能有效传达会议精神，为后续工作提供依据。
（二）结构布局
标题：应准确概括文稿核心内容，简洁醒目。通知、报告、请示等文种多采用“发文机关+事由+文种”的完全式标题，如“[公司名称]关于召开年度总结会议的通知”；函的标题较为灵活，可根据具体情况选择“事由+文种”等形式。
正文：一般分为开头、主体、结尾三部分。开头部分引出主题，说明发文缘由；主体部分详细阐述具体内容，如通知的事项、报告的工作详情、请示的问题等；结尾部分根据文种不同，有不同表述，通知常用“特此通知”等结束语，请示则用“妥否，请批示”等请求性语句。
落款：包括发文机关署名和成文日期。发文机关应写全称或规范化简称，成文日期一般用阿拉伯数字标注。
（三）语言要求
准确：用词精准，避免歧义。数据、事实等表述要真实可靠，语法、标点使用规范。
简洁：言简意赅，去除冗余信息，用最精炼的语言表达核心内容。
庄重：使用规范的书面语言，避免口语化、随意化表达，体现文稿的严肃性与权威性。
得体：根据不同文种、受文对象，选择恰当的语言风格。如请示对上级要尊重，函与不相隶属机关沟通要礼貌。
范文一：通知
[公司名称]关于端午节放假的通知
公司各部门：
根据国家法定节假日规定，并结合公司实际情况，现将端午节放假安排通知如下：
端午节放假时间为[具体日期]至[具体日期]，共[X]天。[具体上班日期]正常上班。
请各部门提前做好工作安排，妥善处理好放假前各项工作，确保工作的连续性和稳定性。放假期间，请大家注意个人安全，度过一个愉快、祥和的节日。
特此通知。
[公司名称]
[成文日期]
范文二：报告
[项目名称]进展情况报告
尊敬的领导：
为了让您及时了解[项目名称]的推进情况，现将该项目截至[报告日期]的进展情况汇报如下：
一、项目目标
本项目旨在[阐述项目核心目标，如开发一款新型软件，提高公司市场占有率等]。
二、项目进展
第一阶段：已按计划完成市场调研与需求分析，收集了[X]份有效市场数据，明确了目标客户群体的核心需求。
第二阶段：目前产品设计与开发工作正在稳步推进，已完成[X]%的功能模块开发，预计在[预计完成日期]前完成全部功能开发。
三、存在问题
在开发过程中，遇到了技术难题，导致部分功能开发进度稍有延迟。技术团队正在全力攻关，预计在[解决问题日期]前解决该问题。
四、下一步计划
继续推进产品开发与测试工作，确保产品质量。
同步开展市场推广方案制定，为产品上线做好准备。
综上所述，[项目名称]整体进展顺利，虽遇到一些挑战，但团队有信心按时完成项目目标。
[汇报部门]
[报告日期]
范文三：请示
关于购置办公设备的请示
尊敬的领导：
随着公司业务的不断拓展，现有办公设备已无法满足日常工作需求。目前，部分电脑运行速度缓慢，打印机频繁出现故障，严重影响了工作效率。
为提升工作效率，保障各项工作的顺利开展，现申请购置一批新的办公设备，包括[X]台电脑、[X]台打印机，预计总费用为[X]元。购置资金拟从公司办公经费中支出。
妥否，请批示。
[申请部门]
[申请日期]
范文四：函
关于合作举办活动的商洽函
[对方公司名称]：
您好！
我司[公司名称]一直致力于[公司业务领域]，在行业内具有一定影响力。近期，我司计划举办一场[活动名称]，旨在[阐述活动目的，如促进业内交流、推广新产品等]。
经研究，贵司在[相关领域]经验丰富，成果显著。我司诚挚希望能与贵司合作举办此次活动，共同整合资源，提升活动影响力。
若贵司有意向合作，烦请在[回复日期]前回复此函，并与我司[联系人姓名]（联系电话：[联系电话]）进一步沟通合作细节。
期待贵司的积极回应。
[公司名称]
[发函日期]
范文五：会议纪要
[会议名称]会议纪要
一、会议基本信息
会议时间：[具体时间]
会议地点：[详细地点]
参会人员：[参会人员名单]
二、会议主要内容
工作汇报：各部门负责人依次汇报了近期工作进展。市场部介绍了新市场拓展情况，已与[X]家潜在客户达成初步合作意向；研发部汇报了新产品研发进度，预计提前[X]天完成研发。
问题讨论：针对当前公司面临的成本上升问题，与会人员进行了深入讨论。一致认为需优化采购流程，加强内部成本管控。
决策事项：
同意市场部制定的下一阶段市场推广计划，加大在[重点区域]的推广力度。
要求研发部在保证产品质量的前提下，加快新产品研发进度。
责成财务部牵头，各部门配合，制定详细的成本控制方案，于[提交日期]前提交公司审核。
三、会议总结
本次会议全面梳理了公司近期工作，明确了下一阶段工作重点与方向。各部门需严格按照会议决策，积极落实各项工作，确保公司业务持续稳定发展。
[记录人姓名]
[记录日期]
通过对这些文秘写作基础知识的学习以及范文的研读，希望文秘工作者能不断提升写作能力，创作出更优质、高效的文秘文稿，为企业发展贡献力量。
